Один из главных плюсов использования эцп заключается в возможности контроля электронного документооборота. При отправке документа любому контрагенту, банку или органу, можно узнать его статус — было ли письмо успешно доставлено и получено. Также, если документ не дошел до назначенного получателя, электронная подпись становится недействительной.
ЭЦП также обеспечивает надежную гарантию подлинности и неизменности документов. После кодирования документа его невозможно изменить без утери целостности. Благодаря ЭЦП можно установить информацию о том, кто, когда и на основании чего осуществил подписание. Все это сочетается с обеспечением безопасности при взаимодействии с иностранными компаниями, позволяя быстро заключать сделки на расстоянии.
Работа с ЭЦП также упрощает процесс для сотрудников, сокращая затраты времени. Необходимость посещать офисы и отправлять почтовые уведомления отпадает, так как это все делается через интернет.
Тем не менее, есть и некоторые недостатки. Для создания подписей требуется носитель и специальная программная среда — криптопро. В хоть и принятых постановлением с 2022 года условиях бесплатного получения ЭЦП для юридических лиц фактически присутствуют определенные расходы. Кроме того, юридическая значимость ЭЦП также требует регулярного подтверждения (обычно раз в год). И, конечно, существует риск злоупотребления подписью теми людьми, которые имеют доступ к ключу.
Несмотря на некоторые недостатки, преимущества ЭЦП всегда перевешивают их в свете современных требований к ведению документооборота. Получение собственной цифровой подписи становится очень простым процессом — достаточно обратиться в ближайший удостоверяющий центр с необходимыми документами, подтверждающими личность. В течение одного-трех дней вы получите токен с ЭЦП и сможете начать вести электронный документооборот согласно всем правилам.